O objetivo é facilitar a vida do empregador. Mas até que seja completamente implementado, é normal que você sinta dificuldades em como preparar a sua empresa para o eSocial.
O prazo já está chegando e nós percebemos que ainda existem muitas dúvidas ao redor deste assunto. É bom que você comece a preparar sua empresa logo pois, quanto mais tarde, mais complicado será.
Se você ainda se sente perdido sobre a implementação do eSocial, fique tranquilo: o artigo de hoje é um passo a passo completo pra você preparar a sua empresa.
Acompanhe!
De onde surgiu o eSocial?
Tudo surgiu lá no Governo do Fernando Henrique Cardoso, quando o Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro) começou a desenvolver o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).
O principal intuito do SPED foi unificar todas as informações referentes aos livros e documentos integrantes das escriturações contábeis e fiscais de pessoas jurídicas, tudo de maneira computadorizada.
Inicialmente o projeto fora composto por quatro bases, digamos assim. São elas:
- EFD – Escrituração Fiscal Digital;
- ECD – Escrituração Contábil Digital;
- NF-e – Nota Fiscal Eletrônica; e
- CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico.
Se você quiser saber um pouco mais sobre cada um deles, é só clicar nos links acima.
Hoje em dia, o Serviço Federal de Processamento de Dados também conta com mais três bases. Entre elas, o eSocial:
- EFD-Contribuições;
- eSocial – sendo implementado atualmente;
- Escrituração Contábil Fiscal.
O eSocial foi instituído pelo decreto nº. 8373, publicado em 11 de dezembro de 2014, e a partir do ano seguinte algumas empresas já receberam a obrigatoriedade da implementação, sendo continuada através de um cronograma (que você verá logo mais).
Mas antes, vamos entender melhor sobre este projeto.
O que você precisa saber sobre o eSocial
O eSocial, também conhecido como Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, veio para unificar todas as informações referentes aos trabalhadores da sua empresa.
É uma plataforma digital que irá reunir as contribuições previdenciárias, folhas de pagamento, vínculos empregatícios, controle de EPIs, cadastramento, registros, enfim. Todas essas informações em um só lugar.
Desde o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados; a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte; a Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP); e até a Relação Anual de Informações Sociais, tudo em um só lugar.
É um projeto gerido pela Caixa, pelo INSS, pela Secretaria da Previdência, Ministério do Trabalho e Emprego juntamente com a Receita Federal do Brasil, que antes recebiam estes mesmos documentos porém de maneira separada.
Resultando em inúmeros papéis desencontrados, cheios de dados repetidos que não poupavam tempo nem trabalho. Agora, através da implementação do eSocial, as empresas poderão registrar cada uma dessas informações em um só lugar.
Benefícios do eSocial para as empresas
Se pararmos para pensar no longo prazo, podemos dizer que será uma ajuda e tanto para o empregador. Além do projeto manter os processos atualizados e em dia com a legislação, também descartará a necessidade de arquivos físicos guardados por anos.
Manter toda a documentação registrada em uma só plataforma e online é muito mais seguro para todos. Haverá, sim, uma fiscalização mais intensa. Porém, você terá tudo que precisa em mãos para se manter sempre protegido judicialmente.
Para o trabalhador, os benefícios também são inúmeros. Por causa de uma fiscalização maior, as empresas irão cumprir regularmente com as suas obrigações em referência à Segurança do Trabalho e Proteção do Trabalhador.
O que promete reduzir os índices de acidentes de trabalho que atualmente são tão alarmantes.
Implementação gradual do eSocial
Para que houvesse organização na implementação da plataforma pelas empresas, um cronograma foi definido pela Resolução nº 02, de 29 de novembro de 2017 do Comitê Diretivo do eSocial.
No cronograma, ficou definido que as empresas fizessem o envio das informações para a implementação do eSocial em cinco fases, sendo a primeira em janeiro de 2018 pelas empresas de grande porte.
Veja abaixo como se deu o restante do cronograma:
1º GRUPO – empresas com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78.000.000,00:
- Tabelas: 08/01/2018
- Não Periódicos: 01/03/2018
- Periódicos: 08/05/2018 (dados desde o dia 1º)
- Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: agosto/2018
- Substituição GFIP FGTS: fevereiro/2019 (ver Circular CAIXA nº 832/2018)
- SST: julho/2019
2º GRUPO – empresas com faturamento em 2016 de até R$ 78.000.000,00 e que não sejam optantes pelo Simples Nacional:
- Tabelas: 16/07/2018
- Não Periódicos: 10/10/2018
- Periódicos: 10/01/2019 (dados desde o dia 1º)
- Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: abril/2019
- Substituição GFIP FGTS: abril/2019
- SST: janeiro/2020
3º GRUPO – empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos:
- Tabelas: 10/01/2019
- Não Periódicos: 10/04/2019
- Periódicos: 10/07/2019 (dados desde o dia 1º)
- Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: outubro/2019
- Substituição GFIP FGTS: outubro/2019
- SST: julho/2020
4º GRUPO – entes públicos e organizações internacionais:
- Tabelas: janeiro/2020
- Não Periódicos: Resolução específica, a ser publicada
- Periódicos: Resolução específica, a ser publicada
- Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: Resolução específica, a ser publicada
- Substituição GFIP FGTS: Circular CAIXA específica
- SST: janeiro/2021
Preparando as empresas para a chegada do eSocial
Antes de qualquer coisa, é importante que você sente para analisar os processos da sua empresa como estão agora, pois eles precisam estar atualizados para serem colocados na plataforma.
É importante que você tenha atenção ao observar quais os procedimentos obrigatórios estão sendo realmente realizados, quais precisam de adaptações, o que precisa mudar para se enquadrar.
Um exemplo bem simples de você imaginar é a CLT, que hoje em dia exige que todas as alterações de cargos, salários, horários e ambientes de trabalho sejam atualizados com frequência. No entanto, nós sabemos que nem sempre é assim.
Muitas vezes essas atualizações vêm em momentos pontuais, como por exemplo o fechamento da folha de pagamento, algum desligamento, etc. Para preparar a sua empresa para o eSocial, é importante que todos esses dados estejam em dia.
Já as informações que possuem relação direta com a Segurança do Trabalho, Contabilidade ou até mesmo o setor Jurídico, devem ser encaminhadas ao setor de Recursos Humanos da empresa, a fim de repassar à plataforma do eSocial.
Reunir, analisar e atualizar todos os documentos, registros e informações antes mesmo da implementação do eSocial vai ajudar a evitar multas e processos judiciais. Além disso, você estará preparado para agir de acordo com as novas exigências.
Na prática, como agir:
Importante salientar que você vai precisar de um software que atenda perfeitamente à plataforma do eSocial, pois as informações serão prestadas em formato xml. Portanto, procure um programa para o computador que emita documentos nesta extensão.
Além disso, você também deve verificar se o programa possui o detalhamento exigido sobre EPIs e EPCs, se possui todos os campos para o cadastro correto dos trabalhadores (com os dados solicitados pelo eSocial), dentre outras especificações.
Depois que você estiver com todos os dados cadastrais atualizados de acordo com a legislação do eSocial, estiver com o software baixado e em perfeito funcionamento, é hora de começar com o preenchimento das informações.
A começar pelo PPRA e o PCMSO.
O que muda no PPRA?
O Programa de Prevenção de Riscos Ambientais, como o nome já diz, faz parte de um conjunto de medidas que tem como objetivo a preservação da saúde, segurança e integridade física dos trabalhadores.
Atualmente, é elaborado através de uma avaliação dos riscos ambientais onde o profissional responsável irá identificar, avaliar e controlar cada um dos agentes.
Esse registro dos Riscos Físicos, Químicos e Biológicos contém a seguinte estrutura:
- Planejamento anual (com estabelecimento de metas, prioridades e cronograma);
- Estratégia e metodologia de ação;
- Forma do registro, manutenção e divulgação dos dados;
- Periodicidade e forma de avaliação do desenvolvimento do PPRA.
E também deve ser elaborado respeitando as seguintes etapas:
- Antecipação e reconhecimento dos riscos ambientais (físicos, químicos e biológicos);
- Planejamento das medidas de controle dos riscos;
- Elaboração de ações preventivas;
- Monitoramento qualitativo e quantitativo do ambiente;
- Registro e divulgação dos dados
- Cronograma de execução das prioridades;
- Desenvolvimento do documento base;
- Documento base e relatórios anuais;
- Laudos ergonômicos;
- Laudos técnicos.
Com a chegada do eSocial, a informação deverá seguir esta mesma estrutura e etapas de elaboração, porém, deverá ser feito em conjunto com a Tabela 23, que fala sobre Fatores de Risco do Meio Ambiente do Trabalho.
Também será necessário enviar informações mais detalhadas sobre os Equipamentos de Proteção Individuais e Coletivos, como por exemplo, condições de funcionamento, higienização, etc.
Outro ponto a ficar atento é no evento S-2240 – Condições Ambientais de Trabalho – Fatores de Risco, onde você irá registrar as condições ambientais de trabalho além dos fatores de risco previstos também na Tabela 23 (que vimos anteriormente):
E o que muda no PCMSO?
O Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional serve para criar estratégias e métodos para a prevenção de acidentes e doenças ocupacionais, promovendo a preservação da saúde dos trabalhadores.
Com a chegada do eSocial, os exames referentes ao PCMSO precisarão ser agrupados conforme a Tabela 27.
Isso vai fazer com que ao invés de ter uma descrição comum, como é feito hoje em dia, com eSocial cada exame será identificado com um código único, como você pode ver que aparece à esquerda da tabela acima.
Mãos à obra?
Não esqueça que quanto antes você começar a se preparar para o eSocial, menos problemas terá com a implementação. Tudo que é novo traz um pouco de insegurança, mas logo você irá se acostumar com a plataforma e os processos passarão a ser comuns.
Vá com calma, no seu tempo, mas comece.
Com o tempo, você não irá nem lembrar de como se virava sem a plataforma do eSocial. E sempre que você tiver dúvidas e ou ficar confuso, conte sempre com a parceria da Prometal EPIs.
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