Planejar as compras de EPI em 2021 é um dos assuntos discutidos em milhares de empresas brasileiras que ainda estão tentando se adaptar as mudanças deste ano.
Afinal, além de todas as alterações nas NRs e tudo mais, com a pandemia do coronavírus, muitas questões referentes a planejamento e compras passaram a funcionar em home office ou mesmo precisaram sofrer uma desaceleração.
Pensando nisso, aqui, separamos algumas dicas simples que você pode seguir para fazer com que essa gestão seja mais tranquila e que o novo ano comece a todo vapor.
Boa leitura!
1# Comece organizando o estoque do seu negócio
Antes de realmente adentrar no mundo das compras, é essencial que você pare por algum tempo para analisar o que tem no seu estoque.
Primeiramente, é importante fazer aquela típica limpeza de final de ano, limpando todo o local, jogando fora itens vencidos, estragados ou que não podem ser utilizados e fazendo uma organização geral em todos os setores de EPIs.
Além disso, é interessante pensar em um esquema de organização que seja mais eficaz, principalmente se teve alguma dificuldade com isso neste ano que passou.
Essa primeira etapa tem como objetivo principal facilitar o processo do que vem depois, para que a sua empresa toda esteja preparada para receber os novos produtos, caso haja necessidade.
Assim, uma dica é separar os itens que já estão no seu estoque, para que eles sejam utilizados primeiro. Respeitando o prazo de validade de cada EPI.
Isso evita que algum equipamento acabe esquecido no estoque, perca a validade sem mesmo ser utilizado, o que pode ser muito prejudicial para a empresa, que estará perdendo dinheiro, e para o trabalhador, caso ele utilize o EPI por engano.
2# Desenvolva um registro de entrada e saída de EPI
De maneira geral, todas as empresas possuem alguém ou um setor que fica responsável por tudo o que entra e sai do estoque.
Entretanto, se você ainda não tem, essa é a melhor hora para organizar isso.
Portanto, o registro de entrada e saída tem alguns benefícios básicos, como evitar que algum EPI acabe, fazer compras antecipadas, evitar o descarte de itens ou mesmo fazer alguma compra desnecessária por pura desorganização.
Ou seja, uma Planilha de EPIs aqui seria essencial para o negócio.
Entretanto, esse registro nem sempre é muito fácil e muitas empresas têm dificuldade em fazer isso funcionar ao longo do ano.
Por este motivo, nós desenvolvemos uma planilha exclusiva que já vem com todos os itens que você precisa preencher para ter esse controle de estoque mais assertivo.
Nessa planilha, são indicados todos os EPIs que chegam bem como aqueles que saem do estoque. Assim, você terá total controle do que você tem disponível e do que precisa adquirir.
Tendo essa planilha completa, você poderá planejar as compras de EPIs em 2021 com muita economia e exatidão, já que terá tudo documentado: o que você já tem e o que ainda falta.
3# Reunião sobre as compras de EPI em 2021
Chegando ao terceiro tópico deste post, é interessante pensar que, logicamente, as compras não devem acontecer por acaso, mas sim com planejamento.
Principalmente dentro de uma empresa, onde todas as compras devem ser previamente aprovadas, salvo aquelas que já seguem um cronograma acertado.
Portanto, para dar início ao planejamento das compras de Equipamentos de Proteção Individual, é válido primeiramente fazer uma reunião com os setores responsáveis.
Nessa reunião, veja quais são as principais reclamações e dificuldades que os trabalhadores de cada setor enfrenta, o que podem precisar com maior urgência, quais EPIs devem ser substituídos, e assim por diante.
Uma dica prática para tal planejamento, é ter uma estrutura onde todos avaliem pontos como:
· Quais são os EPIs trocados com maior regularidade;
· Quais os produtos que precisam ser comprados com maior urgência;
· Se existe alguma dificuldade encontrada referente as compras anteriores;
· Se é melhor continuar com o mesmo fornecedor ou não;
· As novidades do mercado que podem ter um bom custo-benefício;
· Avaliar se a sua empresa está seguindo todas as normas regulamentadoras de EPI, etc.
Tudo isso pode servir como um parâmetro de avaliação para as compras que estão por vir.
4# Compras de EPI em 2021 – Como escolher o fornecedor?
Na quarta posição, é chegado o momento de escolher quem será o seu fornecedor para o ano que ainda nem começou, mas que pode gerar um impacto no orçamento da sua empresa.
Desse modo, existem três pilares que precisam ser avaliados de maneira cuidadosa:
· Qualidade dos EPIs (marcas, etc);
· Atendimento;
· Custo-benefício.
Para começar, é preciso garantir que todos os EPIs sejam de qualidade, até para evitar que os compradores precisem efetuar eventuais trocas por problema no equipamento, etc.
A qualidade do EPI ainda pode evitar acidentes, doenças ocupacionais e outros problemas, sendo essencial que todos sejam certificados (possuam CA) de acordo com as normas vigentes.
O atendimento se refere a facilidade em conversar com a pessoa que irá lhe atender, seja para retirar dúvidas, agilizar o processo ou mesmo resolver possíveis problemas.
Nesse sentido, é importante contar com uma equipe especializada, que possa oferecer também uma orientação de confiança, caso seja necessário.
Por fim, o custo-benefício se refere aquele fornecedor que poderá oferecer a você, além de EPIs de qualidade e um atendimento especializado, o melhor preço em cada um dos produtos.
Sabemos que este fator não deverá ser decisivo. No entanto, sabemos também que um pouco de economia no bolso do empregador faz com que ele possa realocar melhor os seus recursos.
Por isso, este ponto acaba sendo, também, fundamental.
5# Firme uma parceria de longo prazo
Para planejar as compras de EPI em 2021, pense também em formar parcerias de longo prazo com seus fornecedores, e não só para o ano que inicia.
Isso porque dessa forma, você tem a oportunidade de tentar preços ainda melhores ou algumas vantagens exclusivas de um parceiro.
Por exemplo, algumas empresas podem permitir que você deixe a próxima compra agendada; podem oferecer vantagens exclusivas de pagamento; dentre outras facilidades que irão variar de negócio para negócio.
Assim, você não precisaria se preocupar em fazer o pedido, ordem de pagamento e agendar a entrega. Tudo poderia ser feito de maneira antecipada, para que seja uma preocupação a menos na sua rotina de trabalho.
Firmar parcerias de longo prazo também trazem a possibilidade de desconto, já que o fornecedor entende que você vai “investir mais dinheiro” com ele ao invés de procurar outra empresa.
6# Os softwares de gestão como amigos do bom negócio
Atualmente, grande parte dos negócios funciona através do mundo online, trazendo facilidade, rapidez e redução de riscos e problemas.
Pensando nisso, os softwares de gestão vêm para tornar a rotina das empresas mais simples, descomplicadas e mais eficazes.
Seguindo essa linha, um dos mais conhecidos é chamado de Planejamento de Recursos Empresariais ou ERP.
Em síntese, esses softwares funcionam através de um sistema modular onde você consegue ter acesso a entrada e saída de algum recurso da sua empresa.
Logo, é altamente indicado para garantir uma boa gestão de compras ou de estoque, mantendo os equipamentos sempre atualizados e evitando a ausência de produtos específicos.
Inclusive, o ERP permite que você adicione a data de validade dos produtos adicionados a ele e também os valores de compra.
Como resultado, o balanceamento de investimentos e gastos fica atualizado e você sabe quando é preciso renovar o estoque ou descartar alguns EPIs, etc.
Importante
Através de um sistema de gerenciamento eficaz, você ainda tem acesso a relatórios importantes para o seu negócio.
Um desses relatórios é a previsão de compra.
Dessa maneira, o registro permite que você aprenda quais são os momentos que a sua empresa mais precisa comprar EPI ou quando ocorre uma sobre de equipamentos.
Com isso, equilibra as contas, evita gastos desnecessários, desperdícios e ainda garante o equilíbrio financeiro.
7# Planejar as compras de EPI em 2021 – Reservas e armazenamento
Por fim, é importante levantar dois tópicos referente a compra de equipamentos de proteção individual: as reservas (equipamentos para substituição) e o local de armazenamento.
Assim, a reserva evita que a sua empresa fique sem algum produto, o que poderia acarretar problemas com os funcionários e com a lei, incluindo multas.
Desse modo, ao fazer as suas compras, é interessante sempre pensar em manter uma certa quantidade de EPIs para reserva de emergência.
Afinal, pode acontecer de ocorrer um uso maior, contratação de novos funcionários, EPIs que vieram com defeito ou que estragaram no estoque, etc.
Por outro lado, o armazenamento se refere a garantir que o estoque siga as regulamentações de segurança, para que os equipamentos sejam guardados de maneira correta.
Com isso, é possível evitar que algum material acabe estragando, caindo em meios as prateleiras, fique sujo ou seja comprometido.
Tenha em mente que são equipamentos de proteção, que precisam estar preservados e serem entregues com a máxima qualidade sempre para que ofereçam de fato a segurança a qual se propõem.
Por fim, ainda ficou com alguma dúvida sobre como planejar as compras de EPI em 2021 ou gostaria de saber mais sobre outro tema?
Comenta aqui embaixo ou aproveite e contate um dos nossos vendedores.
Grande abraço e até o próximo post!
Continue a sua leitura com EPI sem CA? Entenda melhor este caso!
